Privacy beleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Beauty en Haar Geheimen
Spaarndammerstraat 42
1013 SW Amsterdam
KvK: 58279385
E-mail: info@beautyenhaargeheimen.com
Telefoon en WhatsApp: +31 6 440 998 67

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met "wij" en "ons" bedoelen we Beauty en Haar Geheimen, met "jij" en "je" iedereen van wie wij gegevens verwerken: klanten, mensen die ons bellen, appen of mailen, mensen die bij ons solliciteren of een stoel willen huren, en bezoekers van onze website.

2. Welke gegevens hebben we van je?

Als je een afspraak maakt

• je voor- en achternaam, e-mailadres en mobiele nummer;
• de afspraken die je maakt, verzet of annuleert, de behandelingen die je hebt gehad en bij wie;
• je klantcode, waarmee je bij een volgende boeking snel inlogt;
• of je op tijd annuleerde of niet bent gekomen.

Over je haar en je behandeling

• gegevens over je haar en hoofdhuid, zoals haartype, kleur, lengte, eerdere kleurbehandelingen en welke extensions of haarwerken je hebt;
• aantekeningen van je stylist, zodat we je de volgende keer net zo goed kunnen helpen;
• als je die met ons deelt: gezondheidsgegevens, zoals allergieën, huidgevoeligheid, medicijngebruik of de uitkomst van een allergietest. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens (zie artikel 3.2);
• foto's die je ons stuurt voor advies, en foto's die we met jouw toestemming van je haar maken.

Als je betaalt

• de aanbetaling, het restbedrag en hoe je hebt betaald (iDEAL, pin, creditcard, contant);
• terugbetalingen en cadeaubonnen.

Je bank- of kaartgegevens zien wij niet: online betalingen verlopen via onze betaalpartner (zie artikel 6).

Als je ons belt, appt, mailt of chat

• opnames van telefoongesprekken en een uitgeschreven versie van het gesprek;
• berichten die je via WhatsApp, chat of per e-mail met ons uitwisselt;
• voicemails.

Als je berichten van ons krijgt

• welke berichten we je hebben gestuurd (bevestigingen, herinneringen, betaallinks);
• of je onze e-mails opent. Dat gebruiken we om je berichten op een moment te sturen waarop je ze meestal leest;
• of je aanbiedingen wilt ontvangen of je daarvoor hebt afgemeld.

Als je bij ons een product bestelt in de webshop

• je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, je bestelling en de betaal- en verzendgegevens.

Als je bij ons solliciteert

• je voor- en achternaam en telefoonnummer;
• je cv en je motivatie, met wat je daarin over jezelf vertelt;
• aantekeningen van gesprekken die we met je voeren, en de uitkomst van je sollicitatie;
• of je ons toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren (zie artikel 7).

Als je een stoel bij ons wilt huren

• je voor- en achternaam, telefoonnummer en je bericht.

Als je onze website of boekpagina bezoekt

• technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken (zie artikel 9 over cookies);
• als je daar toestemming voor geeft: gegevens over je bezoek die de Nimbi Loopback retargeting pixel vastlegt (zie artikel 9).

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grond?

3.1 Doelen en grondslagen

3.2 Gezondheidsgegevens

Gegevens over allergieën, huidaandoeningen, medicijnen of zwangerschap vragen we alleen als dat nodig is voor een veilige behandeling, en we noteren ze alleen met jouw toestemming. Die toestemming kun je altijd intrekken; laat ons dat weten, dan verwijderen we die gegevens. Houd er rekening mee dat we sommige behandelingen dan niet veilig kunnen uitvoeren.

3.3 Foto's

Stuur je ons een foto voor advies, dan gebruiken we die alleen voor dat advies en bewaren we hem in je klantdossier. Locatie- en cameragegevens halen we er automatisch uit. Foto's van je haar voor onze website of sociale media plaatsen we alleen als je daar apart toestemming voor hebt gegeven. Voor filmen in de salon gelden de afspraken in artikel 10 van onze voorwaarden.

4. Onze digitale assistent en kunstmatige intelligentie

4.1 Als je ons belt, word je meestal eerst geholpen door Amanda, onze digitale assistent. Ook onze chat en onze WhatsApp-assistent werken met kunstmatige intelligentie (AI). Amanda zegt aan het begin van elk gesprek dat ze een digitale assistent is en dat het gesprek kan worden opgenomen. Je kunt altijd vragen om een medewerker.

4.2 Om je te helpen, verwerkt de assistent wat je zegt of typt: je vraag, je naam, je telefoonnummer en de afspraak die je wilt maken. Het gesprek wordt uitgeschreven zodat we later kunnen nagaan wat er is afgesproken.

4.3 De AI-diensten die we gebruiken draaien in datacentra binnen de Europese Unie. We gebruiken je gesprekken alleen voor onze eigen salon, bijvoorbeeld om de antwoorden van onze assistent te verbeteren. Ze worden niet gedeeld met andere bedrijven.

4.4 De assistent neemt geen beslissingen over jou met rechtsgevolgen of vergelijkbaar grote gevolgen. Alles wat de assistent regelt, kun je bij ons laten nakijken en aanpassen.

5. Automatische selecties

Om je goed en op tijd te informeren, gebruiken we een paar automatische selecties. Geen daarvan beslist iets over jou zonder dat een mens erbij betrokken kan worden:

• Wachtlijst: komt er een plek vrij, dan krijg je automatisch een aanbod. Je boekt de plek zelf; we boeken je nooit automatisch in.
• Vrijgekomen plekken: als je berichten over vrijgekomen plekken ontvangt, bepaalt het systeem in welke volgorde klanten ze krijgen, bijvoorbeeld wie op de wachtlijst staat of al langer niet is geweest.
• Verzendmoment: we sturen e-mails op het moment waarop je ze meestal opent.
• Inzicht voor de salon: ons systeem kan inschatten wanneer je waarschijnlijk weer aan een behandeling toe bent, of hoe groot de kans is dat een afspraak niet doorgaat. Daarmee kunnen we je bijvoorbeeld een herinnering sturen. We weigeren niemand op basis van zo'n inschatting.
• Blokkeren: een medewerker kan besluiten dat iemand die herhaaldelijk niet komt, niet meer online kan boeken. Dat besluit neemt altijd een mens; het systeem voert het alleen uit. Je kunt dan nog wel telefonisch of in de salon een afspraak maken.

Je kunt bezwaar maken tegen deze selecties (zie artikel 8).

6. Met wie delen we je gegevens?

6.1 We verkopen je gegevens nooit en delen ze alleen als dat nodig is om je te helpen, of als de wet ons daartoe verplicht.

6.2 Voor onze agenda, online boekpagina, klantdossiers, kassa, digitale assistent, chat en berichten werken we met het salonplatform Nimbi (Nimbi B.V.). Nimbi verwerkt je gegevens alleen in onze opdracht en op onze instructie, op basis van een verwerkersovereenkomst. Nimbi schakelt daarvoor zelf de volgende partijen in:

Een paar van deze partijen hebben een Amerikaans moederbedrijf (Google, Cloudflare, Resend, Meta). Je gegevens worden bij hen in de EU verwerkt. Voor het geval dat een Amerikaanse partij er toch bij kan, zijn afspraken gemaakt via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework.

6.3 Betalingen online lopen via Mollie (Nederland). Mollie is zelf verantwoordelijk voor de betaling en ontvangt daarvoor je betaalgegevens. Wij krijgen geen bank- of kaartnummers te zien.

6.4 Webshop: onze webshop draait op Shopify. Bestel je daar iets, dan verwerkt Shopify je bestelgegevens in onze opdracht. Betalingen in de webshop kunnen via PayPal lopen. Voor de levering geven we je naam, adres en telefoonnummer door aan de bezorgdienst.

6.5 Beoordelingen: na je bezoek sturen we je een e-mail met een link naar onze pagina op Google. Wij geven zelf geen gegevens aan Google door; als je een beoordeling plaatst, doe je dat zelf bij Google.

6.6 Boekhouder en overheid: voor onze administratie delen we factuurgegevens met onze boekhouder. Als de wet ons verplicht gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, doen we dat.

6.7 Website en formulieren: onze website staat bij Mijndomein (Nederland). Stuur je via de website een sollicitatie of een vraag over stoelverhuur, dan komt die via Mijndomein als e-mail bij ons binnen. Je gegevens worden niet op de website bewaard. Zonder jouw toestemming plaatst deze website geen cookies (zie artikel 9).

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Opnames van telefoongesprekken: 90 dagen
• Voicemails: 180 dagen
• Bezoeken en keuzes van de Nimbi Loopback pixel: 13 maanden na je laatste activiteit
• Je antwoord op de cookievraag: 26 maanden
• Uitgeschreven gesprekken en sms-berichten: 12 maanden
• Foto's die je stuurt voor advies: tot 180 dagen na afronding van het advies
• Anonieme statistieken over het gebruik van de boekpagina: 13 maanden
• Klantprofiel, afspraken, behandelgeschiedenis, aantekeningen, chat- en WhatsApp-berichten: zolang je klant bij ons bent, en uiterlijk 3 jaar na je laatste afspraak
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Sollicitaties: tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Geef je bij het solliciteren toestemming, dan bewaren we je gegevens hooguit 1 jaar, zodat we je kunnen benaderen als er een andere plek vrijkomt
• Aanvragen voor stoelverhuur: tot 4 weken nadat we je aanvraag hebben afgehandeld, of zolang de huurovereenkomst loopt

Je kunt altijd contact met ons opnemen om je sollicitatiegegevens eerder te laten verwijderen, ook als je toestemming hebt gegeven. Mail of bel ons, dan verwijderen we ze binnen een maand. Kom je bij ons werken, dan nemen we de gegevens die daarvoor nodig zijn op in je personeelsdossier.

Na afloop van de termijn verwijderen we je gegevens of maken we ze anoniem, zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we zonder de overige gegevens van je klantprofiel.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben en een kopie te krijgen;
• je gegevens te laten verbeteren als ze niet kloppen;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen het ontvangen van aanbiedingen;
• je gegevens over te laten dragen in een gangbaar bestandsformaat;
• je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens, aanbiedingen of de retargeting pixel.

Stuur je verzoek naar info@beautyenhaargeheimen.com of vraag het in de salon. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, zodat we je gegevens niet aan iemand anders geven. We reageren binnen een maand.

Afmelden voor aanbiedingen en vrijgekomen plekken kan ook direct, met één klik onderaan elk bericht.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies en opslag in je browser

Website. Zonder jouw toestemming plaatst deze website geen cookies. Je keuze in de cookiemelding onthouden we in je eigen browser, zodat we je niet steeds opnieuw hoeven te vragen. Nimbi legt die keuze ook vast als bewijs van je toestemming.

Retargeting. Op onze website en boekpagina gebruiken we de Nimbi Loopback retargeting pixel van ons salonplatform Nimbi, dat hiervoor onze verwerker is. Geef je toestemming, dan meet Nimbi je bezoek met een cookie en een eigen bezoekerscode, zodat we je daarna advertenties van onze salon kunnen laten zien. Geef je geen toestemming, dan plaatst de pixel geen cookie en telt Nimbi je bezoek alleen anoniem, zonder bezoekerscode of persoon. De website en de boekpagina werken dan precies hetzelfde. Nimbi bewaart bezoeken en keuzes tot 13 maanden na je laatste activiteit en je antwoord op de cookievraag 26 maanden. Van je IP-adres bewaart Nimbi alleen het begin. Je kunt je keuze op de website wijzigen via Cookies onderaan de pagina. Voor de boekpagina kan dat via info@beautyenhaargeheimen.com.

Boekpagina en chat. Onze online boekpagina en onze chat slaan een paar dingen op in je eigen browser, zodat ze goed werken:

• je gekozen taal en de boeking waar je mee bezig bent;
• je naam, e-mailadres en telefoonnummer na het boeken, zodat je die de volgende keer niet opnieuw hoeft in te vullen. Via "Niet jij?" op de boekpagina wis je die gegevens;
• een willekeurig nummer voor je chatgesprek, zodat het gesprek niet verloren gaat;
• een foto die je voor advies maakt, alleen op je eigen apparaat en tot hij verstuurd is (uiterlijk 24 uur).

We tellen anoniem hoeveel bezoekers welke stap van het boeken bereiken, zodat we de boekpagina kunnen verbeteren. Daarbij slaan we geen naam of IP-adres op.

Webshop. Onze webshop gebruikt cookies om je winkelmandje te onthouden en de winkel te laten werken. Cookies voor statistieken of advertenties plaatsen we alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Je kunt die keuze altijd aanpassen.

Je kunt cookies en opgeslagen gegevens ook zelf wissen in de instellingen van je browser.

10. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen:

• alle verbindingen met onze website, boekpagina en betaalpagina's zijn versleuteld;
• opgeslagen bestanden zijn versleuteld;
• onze gegevens en die van andere salons op het platform zijn strikt van elkaar gescheiden;
• alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen je gegevens inzien, met een persoonlijke inlog en tweestapsverificatie;
• wie je gegevens inziet, wordt vastgelegd;
• van onze gegevens worden binnen de EU regelmatig reservekopieën gemaakt.

Merk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens, bijvoorbeeld dat iemand anders je klantcode gebruikt, laat het ons dan direct weten.

11. Kinderen

Ben je jonger dan 16 jaar, maak dan samen met je ouder of verzorger een afspraak. Wij willen voor jonge klanten graag weten dat een ouder of verzorger ervan weet.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten gaan gebruiken. De nieuwste versie staat altijd op onze website. Bij grote wijzigingen laten we het je weten.

13. Contact

Heb je een vraag over je privacy of deze verklaring? Neem dan contact met ons op:

Beauty en Haar Geheimen
Spaarndammerstraat 42, 1013 SW Amsterdam
info@beautyenhaargeheimen.com
+31 6 440 998 67